Charges locatives : ce que tout propriétaire doit absolument savoir
Vous pensez que votre syndic s'occupe de récupérer les charges auprès de vos locataires ? Détrompez-vous. Cette responsabilité vous incombe entièrement, et les règles sont plus complexes qu'il n'y paraît. Depuis la loi ALUR de 2014, les contrôles se multiplient et les erreurs se paient cher.
Pourquoi tant de propriétaires se trompent-ils ?
Le syndic gère l'immeuble, pas votre bail. Il vous transmet les appels de charges globaux, sans distinction entre ce qui est récupérable ou non. Certains syndics néanmoins font la distinction mais sans que sa responsabilité soit engagée en cas d'erreur. À vous de faire le tri, de calculer les quotes-parts, et surtout de justifier chaque euro récupéré.
La confusion vient souvent du fait que le syndic présente tout sur la même facture : charges récupérables, travaux, frais de gestion, assurance... Un mélange qui peut coûter cher si vous répercutez l'intégralité.
Ce que dit vraiment la loi ALUR
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, modifié en 2014, est clair : le propriétaire peut récupérer certaines charges, mais doit en fournir le détail exact et les justificatifs sur simple demande du locataire.
Les nouvelles exigences :
Décompte détaillé par nature de charges
Justificatifs conservés pendant 3 ans minimum
Possibilité pour le locataire de consulter les pièces
Régularisation annuelle obligatoire
En cas de manquement, le locataire peut exiger le remboursement du trop-perçu, voire saisir la commission départementale de conciliation.
Le guide pratique par poste de charges
Charges d'entretien courant
✅ Intégralement récupérables :
Nettoyage des parties communes
Produits d'entretien et petit matériel
Éclairage des parties communes
Maintenance de l'ascenseur (contrat d'entretien)
Entretien des espaces verts
❌ Jamais récupérables :
Assurance de l'immeuble
Honoraires du syndic
Frais d'Assemblées Générales
Frais bancaires de la copropriété
Eau et consommations
Eau froide et chaude collective : entièrement récupérable selon les tantièmes ou compteurs individuels.
Attention aux surprises : les fuites dans les parties communes ne sont pas récupérables. Vérifiez les factures d'eau exceptionnelles.
Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
Récupérable à 100%, mais uniquement le montant figurant sur la taxe foncière. Ne confondez pas avec la redevance d'enlèvement (REOM) qui peut avoir des modalités différentes selon les communes.
Les trois cas particuliers qui posent problème
1. Le gardien d'immeuble
La récupérabilité dépend strictement de ses missions réelles :
Mission du gardien
Sortie des poubelles uniquement : récupérable à 100 %
+ Nettoyage des parties communes : récupérable à 75 à 85 %
Surveillance ou accueil : récupérable à 0 %
Piège fréquent : beaucoup de propriétaires récupèrent 75% par automatisme, sans vérifier les missions réelles. Une erreur qui peut coûter plusieurs centaines d'euros par an.
2. Chauffage collectif
Récupérable :
Consommation d'énergie (gaz, fioul, électricité)
Entretien annuel de la chaudière
Frais de relevé des répartiteurs
Petit matériel de maintenance
Non récupérable :
Remplacement de la chaudière
Travaux lourds sur l'installation
Extension du réseau de chauffage
Le calcul juste : utilisez les données de répartition fournies par le syndic, mais vérifiez que votre locataire paie bien selon sa consommation réelle ou ses tantièmes, pas un forfait arbitraire.
3. Charges générales et frais divers
C'est ici que se cachent les erreurs les plus coûteuses :
Récupérable avec justification :
Frais postaux pour l'envoi des appels de charges aux locataires
Frais de gestion du chauffage (si séparé du syndic)
Jamais récupérable :
Frais de mutation (vente d'un lot)
Honoraires d'avocats de la copropriété
Provision pour travaux futurs
Déficit des années antérieures
Méthode pour éviter les erreurs
1. Récupérez les bons documents sur votre espace extranet
Ne vous contentez pas de l'appel de charges. Veillez à récupérer :
Le décompte par nature de charges
La ventilation par lot si vous en possédez plusieurs
Le montant exact de la TEOM
Les factures détaillées des gros postes
2. Créez votre propre tableau de suivi
Listez chaque poste, son montant, sa nature (récupérable ou non), et sa répartition. Un tableur simple évite 90% des erreurs.
3. Effectuez la régularisation en temps voulu
La régularisation doit idéalement intervenir dans l'année civile suivant la clôture des comptes. Au-delà, le locataire peut demander un étalement sur 12 mois. Le bailleur peut réclamer tout arriéré de charges dû pendant trois ans.
Les sanctions en cas d'erreur
Pour le propriétaire :
Remboursement immédiat du trop-perçu
Impossibilité de récupérer les charges non justifiées
Risque de contentieux devant la commission de conciliation
Pour le locataire :
Droit de retenir les charges sur le loyer en cas de refus du propriétaire
Possibilité de saisir le tribunal judiciaire
Nos conseils d'expert
Automatisez ce qui peut l'être : charges d'entretien, eau, TEOM se récupèrent facilement avec les bons outils.
Soyez vigilant sur les postes variables : gardien, chauffage, travaux d'entretien nécessitent une analyse cas par cas.
Conservez tout : factures, contrats, décomptes du syndic. La charge de la preuve vous incombe.
En cas de doute, ne récupérez pas : mieux vaut perdre quelques euros que de rembourser avec pénalités.
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